4 Toezicht en medezeggenschap

Het jaar 2021 stond in het teken van het onderzoek naar samenwerking met het Friesland College. In alle vergaderingen van de Raad van Toezicht stond de voortgang van dit onderzoek op de agenda en ook vond in dat kader een ontmoeting met de Raad van Toezicht van het Friesland College plaats. Daarnaast kenmerkte 2021 zich door corona, waarbij de aandacht voor onze studenten en medewerkers centraal stond. We zijn trots op de wijze waarop het College van Bestuur samen met alle medewerkers van ROC Friese Poort het onderwijs – rekening houdend met de benodigde coronamaatregelen – heeft vormgegeven, waarbij ontmoeting en verbondenheid kernwoorden waren.  Op basis van de periodieke strategische rapportages concludeerden we ook in 2021 dat ROC Friese Poort een stabiele en gezonde organisatie is, die kwalitatief hoogwaardig onderwijs verzorgt. Vanuit een goed fundament is in 2021 verder ingezet op onderwijsinnovatie, de verbinding met het werkveld en onze maatschappelijk rol in de regio.

In de Keuzegids MBO staat ROC Friese Poort als ‘beste mbo-school’ in de totaallijst op de vierde plaats en hebben zes opleidingen van ROC Friese Poort het predicaat ‘Topopleiding 2022’ gekregen. En in zowel de regio Noord als in de regio Oost werd het kwaliteitszegel ‘Beste ROC’ ontvangen.

Maar ook de studenttevredenheid en de studieprestaties blijven goed: qua jaarresultaat en diplomaresultaat scoort ROC Friese Poort in Noord Nederland het beste. De resultaten zijn vergeleken met het voorgaande jaar gestegen en liggen hoger dan het landelijk gemiddelde. Wederom prachtige resultaten waar we trots op zijn.

Wij hebben de taken onderverdeeld in drie commissies, die onderwerpen voorbereiden voor de behandeling in de voltallige raad: de Auditcommissie, de Commissie Onderwijs, Cultuur en Identiteit en de Remuneratie- en Benoemingscommissie. In het verslagjaar kwamen we vijf keer bijeen in een reguliere vergadering met het CvB en hebben vier extra vergaderingen – waarvan één zonder het CvB - plaatsgevonden over samenwerking met het Friesland College. Daarnaast werd in eigen kring een evaluatievergadering gehouden. 

Middels drie strategische rapportages, waarmee het CvB aan de RvT verantwoording aflegt, houden we toezicht op de doelen van de organisatie, evenals op het doelmatig besteden van de middelen. We hebben goedkeuring gegeven aan het jaarverslag en de jaarrekening 2020, het jaarplan 2022 en de (meerjaren)begroting 2022 t/m 2024. Daarnaast kwamen in de reguliere vergaderingen o.a. de volgende zaken aan de orde:

• Kaderbrief 2022
• Managementletter en accountantsverslag
• Strategisch huisvestingsplan 2021-2032
• Cambuurstadion
• Flexibel onderwijs
• Digitalisering en informatievoorziening
• Strategisch communicatiebeleid
• Wijziging statuten, Reglement Raad van Toezicht en Bestuursreglement i.v.m. Wet Bestuur Toezicht en Rechtspersonen
• Code Goed Bestuur MBO 2020
• Verlenging visiedocument tot 1 januari 2023
• Due diligence onderzoek i.v.m. samenwerking Friesland College

In de evaluatievergadering is het eigen functioneren geëvalueerd aan de hand van bijlage 7 van het Reglement Raad van Toezicht en de van het CvB ontvangen schriftelijke input. Ook het teamwiel en de teamanalyse zijn daarbij meegenomen. Bijlage 7 bevat vier hoofdthema’s: samenspel RvT en CvB, teameffect en samenwerking RvT, beoordeling individueel lid en voorzitter RvT. Zowel de RvT als het CvB hebben de stellingen per hoofdthema van een score voorzien. De thema’s zijn aan de hand van deze scores besproken. We hebben geconcludeerd dat het samenspel tussen RvT en CvB open en transparant is, maar dat er zowel in het CvB als de RvT vooral “vooruit energie” zit. Het is in dat kader belangrijk iedereen goed te horen en ook naar alternatieven te kijken en niet uitsluitend te reflecteren op voorstellen van het CvB. Verder zijn we tevreden over de aanwezigheid, inbreng, alsook inzicht, kennis, achtergrond en de bijdrage van alle leden. Wat de beoogde fusie betreft hopen we dat er van meet af aan sprake is van één nieuwe Raad van Toezicht/één nieuwe groep. De gezamenlijke bijeenkomst en kennismaking met de leden van de RvT van het Friesland College was in dat kader een eerste stap. Het is belangrijk elkaar komend jaar verder te leren kennen en inzage te krijgen in elkaars werkwijzen.

In de evaluatievergadering zijn tevens de jaargesprekken met het CvB voorbereid en is op basis van de WNT 2022 de bezoldiging per 1 januari 2022 voor zowel RvT als CvB vastgesteld. De bezoldiging van het CvB is conform de WNT-regeling.

Er zijn drie studiedagen georganiseerd. De eerste studiedag in het voorjaar stond – naast het afscheid van RvT-lid Berend Pastoor - in het teken van “de visie op toezichthouden”. Edith Hooge, hoogleraar Onderwijsbestuur aan TIAS, Universiteit van Tilburg en voorzitter van de Onderwijsraad nam ons mee in de gevolgen voor het onderwijs als gevolg van bijvoorbeeld migratiestromen, krimp, vergrijzing, technologische ontwikkelingen en verschuivende geo-politieke verhoudingen. Daarnaast spraken we over de hedendaagse opgaven voor het middelbaar beroepsonderwijs, waarbij versterking en behoud van de beroepskolom vo-mbo-hbo-llo en het verbeteren van de onderwijsprestaties m.b.t. de kernvaardigheden taal, rekenen en burgerschap aan de orde kwamen. Daarnaast spraken we t.a.v. het thema governance over de gevolgen van de Wet Bestuur Toezicht en Rechtspersonen, de aandachtspunten uit het eindrapport van de monitoringscommissie goed bestuur en de Code Goed Bestuur MBO 2020. De tweede studiedag in het voorjaar stond – naast de kennismaking met het nieuwe RvT-lid Inge Ezinga-Roebroek en een presentatie van de practor Visserij, Innovatie, en Ondernemerschap – in het teken van de afronding van het vooronderzoek naar de samenwerking met het Friesland College. Turner heeft de conclusies van het vooronderzoek aan ons gepresenteerd. We hebben aangegeven ons te kunnen vinden in de rapportage en het voorstel voor een instellingenfusie, inclusief de voorgestelde planning, waarbij we het belangrijk vonden dat in het vervolgonderzoek overeenstemming wordt bereikt over identiteit en de visie op onderwijs(kwaliteit).

Tijdens de derde studiedag met als thema “een kijkje in de keuken van …..” gingen we in gesprek met een student in de rol van ambassadeur, enkele docenten in de rol van Master Minds (masterstudie) en met een aantal collega’s over de flexibilisering van het onderwijs. ’s Avonds vond een ontmoeting met de Raad van Toezicht van het Friesland College plaats, waarin de Galan Groep de aanpak van het vervolgonderzoek presenteerde en waarin de onderlinge kennismaking centraal stond.

Een goede informatievoorziening is voor ons van wezenlijk belang. Daarbij moet er altijd een goede balans zijn tussen betrokkenheid en afstand. Regulier ontvangen we als schriftelijke informatie: rapportages van tevredenheidsonderzoeken, besluitenlijsten CvB, verslagen van de Ondernemingsraad, de Studentenraad en het overleg met de vakbonden, benchmarks, inspectierapporten, VSV-cijfers, analyse van de Keuzegids MBO en een knipselkrant met actuele artikelen uit vakbladen en kranten. Ook voeren we tweemaal per jaar overleg met delegaties van de Ondernemingsraad en Studentenraad en spreken we jaarlijks met de vestigingsdirecteuren en de directeur Bedrijfsopleidingen. Ook in deze gesprekken stond de beoogde samenwerking met het Friesland College centraal. Het in april geplande werkbezoek aan de vestiging is als gevolg van corona gecanceld. In oktober kon wel een bezoek worden gebracht aan de vestiging Leeuwarden/Dokkum. Tijdens dit bezoek maakten we kennis met de nieuwe vestigingsdirecteur en haar ervaringen tijdens ‘de eerste 100 dagen’ en gingen we met medewerkers en studenten in gesprek over het voorkomen van uitval en de mogelijkheden die de Multiklas, het S-team en de FP-lounge dan kan bieden. Ook spraken we over de ontwikkelingen rond de huisvesting in het Cambuurstadion en de locatie Zaailand. 

Daarnaast volgen we de actuele ontwikkelingen middels ons lidmaatschap van de VTOI en van het Platform Raden van Toezicht. Een lid van de Raad heeft zitting in de agendacommissie van het Platform Raden van Toezicht. 

Tevens hebben we deelgenomen aan de pilot Jaarlijks gesprek tussen College van Bestuur, Raad van Toezicht en de Onderwijsinspectie. Doel is na te gaan of een dergelijk gesprek verrijkend werkt en bijdraagt aan de dialoog tussen genoemde gremia. De Raad van Toezicht heeft het gesprek als positief ervaren.

Bovenstaande activiteiten leiden ertoe dat we als RvT breder geïnformeerd zijn en kennis hebben van de ontwikkelingen in de organisatie. Deze informatie benutten we bij het reflecteren op stukken die aan ons worden voorgelegd.

De Raad van Toezicht wordt gevormd door zeven leden. Als gevolg van zijn benoeming als lid CvB van het Zone.college hebben we per 1 mei 2021 afscheid genomen van RvT-lid Berend Pastoor en is per 25 mei 2021 Inge Ezinga-Roebroek als RvT-lid benoemd. Met het oog op de per 1 januari 2023 beoogde bestuurlijke fusie met het Friesland College is besloten de tweede benoemingstermijn van de heer B. Hoekstra per 1 januari 2022 opnieuw met een jaar te verlengen en de tweede benoemingstermijn van de heer J. Olivier per 1 december 2021 te verlengen tot 1 januari 2023. Een compleet overzicht van de samenstelling van de RvT, de relevante nevenfuncties en de benoemingstermijnen is opgenomen in bijlage 4. 

In 2021 is de vergoeding voor de leden op basis van een eerder afgesproken indexering iets verhoogd. De vergoeding in 2021 bedraagt voor de voorzitter en leden resp. 11,25% en 7,5% van de bezoldiging van de bestuurder en wordt voor de komende jaren op dit percentage bevroren. De bezoldiging is ruim lager dan de toegestane maxima van op grond van de Wet Normering Topinkomens (resp. 15% en 10%).

De ondersteuning van de Raad van Toezicht werd verzorgd door de bestuurssecretaris.

De taken en werkwijze voor de RvT zijn vastgelegd in de statuten en het reglement voor de RvT. Het Bestuursreglement is een aanvulling op wettelijke en statutaire bepalingen en opgesteld conform de statuten en artikel 9.1.7. van de WEB. Deze reglementen zijn in overeenstemming met de branchecode en staan op de website van ROC Friese Poort. ROC Friese Poort is – met uitzondering van de verlenging van de tweede benoemingstermijn van twee RvT-leden met het oog op de bestuurlijke fusie met het Friesland College per 1 januari 2023  – in 2021 niet afgeweken van de branchecode Goed Bestuur.

Vorig jaar sloten we ons bericht af met de wens om in 2021 voort te bouwen op onze stabiele en gezonde basis en het onderwijsaanbod in de regio verder uit te bouwen en te versterken. Op basis van onderzoeken is het afgelopen jaar geconcludeerd dat we door een fusie met het Friesland College nog beter in staat zijn krachtig beroepsonderwijs te realiseren voor de regio Friesland en Noordelijk Flevoland en daardoor nog beter kunnen inspelen op de behoeften en ontwikkelingen van de regio en het werkveld en op de steeds heterogenere studentenpopulatie. We hopen dan ook dat we volgend jaar erin zullen slagen toe te werken naar de bestuurlijke fusie per 1 januari 2023 om van daaruit gezamenlijk de schouders te zetten onder een krachtig mbo voor Friesland en Noordelijk Flevoland!

Wij willen alle medewerkers bedanken voor hun inzet in 2021 en wensen hen ook volgend jaar veel werkplezier.

Als u wilt reageren, dan is uw reactie van harte welkom op: rvt@rocfriesepoort.nl

Namens de Raad van Toezicht,
Ger Jaarsma, voorzitter

2021 was het derde jaar van de zittingstermijn van de huidige Ondernemingsraad. In 2021 is er op OR-gebied veel gebeurd. In dit jaarverslag zullen wij u meenemen in de activiteiten van de OR in 2021.

Er zijn in 2021 een aantal personele wijzigingen geweest. Per 1 februari heeft Reinder Bakker(Leeuwarden/Dokkum) de plaats van Wiekie Boonstra ingekomen.  Op 1 oktober hebben Ineke van Dongera (Drachten) en Bettine Reitsma (Emmeloord/Urk ) afscheid genomen van de OR. Anneke Apperloo heeft de plek van Ineke ingenomen. Voor Bettine Reitsma is nog geen opvolger/opvolgster gevonden. Dit betekent dat per 1 oktober de OR uit 15 personen bestaat. De samenstelling van de OR is te vinden in bijlage 5.

In 2021 is de verkenning gestart naar een eventuele fusie met het Friesland College. De OR is vanaf het begin goed bij dit proces betrokken. Het vooronderzoek van onderzoeksbureau Turner is in juni 2021 gepresenteerd aan de OR. Aan de hand van dit vooronderzoek heeft de OR een aantal aandachtspunten op papier gezet. Deze aandachtspunten zijn gepresenteerd aan het CvB en zijn meegenomen in het vervolgonderzoek door de Galan Groep. De aandachtspunten die de OR heeft geformuleerd hebben te maken met onderwijsvisie, identiteit, besturingsfilosofie en geografische- en demografische  ontwikkelingen. In het najaar heeft de OR deelgenomen aan een aantal bijpraatsessies van de Galan Groep. In deze sessies werd de OR bijgepraat over de ontwikkelingen van de fusie door een globale inkijk in de denkrichtingen van de werkgroepen. Het CvB heeft verschillende werkgroepen gevraagd zich over aangegeven onderwerpen te buigen. Ook hebben er diverse overleggen plaatsgevonden met de OR van het Friesland College. Hierin stonden kennismaking en elkaar wederzijds informeren centraal. We hebben beelden van elkaar en de vraag is of die beelden kloppen. Ook in 2022 zal dit onderwerp hoog op de agenda staan van de OR.

Een ander belangrijk punt waar wij over hebben gesproken, is het examenreglement. De OR heeft niet ingestemd met de aanpassing van het examenreglement op het punt terugbrengen van het aantal kansen van drie naar twee. De OR is van mening dat het terugbrengen van drie naar twee kansen op dit moment te vroeg is door de coronapandemie. Daarnaast zijn teams onvoldoende ingelicht over deze aanpassing. Belangrijkste probleem bij de aanpassing van het examenreglement op dit punt is het begrip “overmacht”. In situaties van overmacht kan de examencommissie een extra kans toekennen. Het blijkt dat de verschillende examencommissies in de vestigingen nu heel verschillend omgaan met die extra kans. Het CvB heeft toegezegd dat eerst de regeling rond de extra kans nauwkeurig zal worden uitgewerkt.

Ook heeft de OR uitgebreid met het CvB gesproken over de gedragslijn relaties en (familie-)banden op de werkvloer. Na een aantal gesprekken heeft de OR kunnen instemmen met deze gedragslijn. De OR hecht er veel waarde aan dat een goede oplossing gezocht wordt voor de medewerkers die nu te maken gaan krijgen met deze gedragslijn. De OR zal dit gaan monitoren.

In 2021 heeft de OR diverse keren gesproken over het document Anders Reizen. Het CvB was voornemens om de reiskosten te verlagen naar CAO-niveau. Het CvB wil meer ruimte maken voor duurzaamheid, zeker op het gebied van onze gezamenlijke mobiliteit. Na een aantal gesprekken met het CvB heeft de OR instemming gegeven op dit punt. Een belangrijke voorwaarde om te kunnen instemmen was dat er per vestiging plannen worden gemaakt op het gebied van duurzaamheid. De Onderdeelcommissies worden in 2022 betrokken bij de vestigingsplannen op dit gebied.

Nieuw in 2021 is dat we twee keer per jaar het Artikel 24-overleg voeren met het CvB. Dit overleg, dat in het voor- en najaar gehouden wordt,  houdt in dat het CvB tijdens iets vertelt over de plannen die het komende half jaar uitgevoerd gaan worden. Daarnaast wordt er ook twee keer per jaar een gesprek met de bedrijfsarts gevoerd. In het voorjaar wordt er een gesprek gevoerd met de commissie HRM en het Dagelijks Bestuur van de OR. In het najaar wordt een gesprek gevoerd met de gehele OR. Tijdens beide gesprekken afgelopen jaar was kennismaking het grootste agendapunt. Daarnaast vertelde de bedrijfsarts iets over haar ervaringen met ROC Friese Poort. De OR waardeert dat deze gesprekken gevoerd worden.

Daarnaast zijn ook in 2021 de standaardpunten langs gekomen. Hierbij kan gedacht worden aan gesprekken met Raad van Toezicht en Studentenraad (voorjaar en najaar). Daarnaast wordt de kaderbrief besproken, het meerjaren formatieplan en het strategisch huisvestigingsplan. Uiteraard stonden ook de coronamaatregelen diverse keren op de agenda.

De OR heeft geprobeerd om de achterban op een andere manier te bereiken. Er is een werkgroep geformeerd die in gesprek is gegaan met studenten van het productiehuis van de ontwerpFBRK. De insteek was dat er een OR-krant uitgebracht zou worden. Helaas is dit niet goed van de grond gekomen. De OR denkt momenteel na over hoe de achterban beter geïnformeerd kan worden.

In 2021 heeft de OR de taak uitgeoefend in het besef dat iedere medewerker zijn/haar steentje bijdraagt aan het succes van onze studenten en aan een plezierige werkomgeving. Draagvlak zorgt ervoor dat ROC Friese Poort haar doelstelling kan bereiken.

De OR wil het CvB bedanken voor de constructieve samenwerking in 2021.

Cor Wursten                Voorzitter
Thomas Oosterkamp    Plaatsvervangend voorzitter/secretaris

Op grond van het reglement van de Studentenraad en het vastgestelde rooster van aftreden worden jaarlijks in januari verkiezingen georganiseerd. Er waren dit jaar 12 vacatures in de Studentenraad. Op 1 februari 2021 is de nieuwe raad geïnstalleerd.

In het verslagjaar is vijf keer vergaderd met het College van Bestuur. In alle vergaderingen is gesproken over het onderzoek naar de mogelijke fusie met het Friesland College. De uitkomsten van het voor- en het vervolgonderzoek zijn uitvoerig besproken en wij hebben aangegeven welke zaken wij bij een eventuele fusie belangrijk vinden. In dit kader zijn er twee bijeenkomsten geweest met de Studentenraad van het Friesland College. In de vergaderingen is ook veel aandacht besteed aan corona, bijvoorbeeld het welzijn van de studenten, de zorg over de stageplekken, het waarborgen van 1,5 meter afstand en eventuele studieachterstanden en de verdeling van de NPO-gelden. Een greep uit de onderwerpen die ter besluitvorming zijn voorgelegd: het rooster van aftreden, de begroting, scholing van de Studentenraad, het jaarverslag 2020, de onderwijs- en praktijkovereenkomst, het examenreglement, het studentenfonds, de verkiezingen van de Studentenraad, het jaarrooster/de vakantieregeling 2022/2023, de numerus fixus, het studentenstatuut en de samenwerkingsovereenkomst Knaek. Daarnaast is onder meer gesproken over het programma Flexibel Onderwijs, het servicedocument Studentenraden, de kantineprijzen en de aanschaf van schoolboeken in relatie tot gebruik. Er was steeds sprake van een open en transparant overleg. Aandachtspunten die vanuit de Studentenraad werden aangedragen, zijn door het CvB opgepakt.

Naast het reguliere overleg met het CvB heeft een delegatie van de Studentenraad ook tweemaal per jaar overleg met een delegatie van de Ondernemingsraad en tweemaal per jaar overleg met een delegatie van de Raad van Toezicht. De overleggen met de RvT stonden in het teken van de samenwerking met het Friesland College, huisvesting (Cambuurstadion), corona en de school als ontmoetingsplek, digitale vaardigheden van docenten en maatjes/ambassadeurs. Met de Ondernemingsraad werd, naast de punten die met de RvT zijn besproken, eveneens nog het onderwerp practoraten besproken. Op 2 juni 2021 is in een gezamenlijke online vergadering van de Ondernemingsraad en de Studentenraad de kaderbrief 2022 besproken en is op basis daarvan ingestemd met de hoofdlijnen van de begroting 2022. Met de RvT is, naast deze onderwerpen, ook gesproken over Gelijke kansen.

Op 15 maart 2021 volgde de Studentenraad een JOB-training over rechten en plichten Studentenraad, communicatie met het CvB, communicatie met de achterban en het voorbereiden van de vergadering met het CvB. Daarnaast hebben enkele leden van de Studentenraad de Algemene Ledenvergadering van de JOB op 24 september en 15 oktober 2021 bijgewoond. Ondanks de (verlengde) beperkingen rondom corona zijn de Studentenraad en het CvB door middel van fysieke en online overleggen goed met elkaar in contact gebleven.

Namens de Studentenraad,
Merel ten Boom, voorzitter

Afgelopen schooljaar stond, helaas net als het jaar daarvoor, volop in het teken van corona. Voordeel was dat we ervaring hadden met het online lesgeven en alternatieve vormen van examinering. De werkwijze rondom examinering is veelal gelijk gebleven aan het jaar ervoor. Eventuele aanpassingen zijn in nauw overleg tussen de vaststellingsadviescommissies en team/domein opgepakt, waarbij de meeste aanpassingen gedaan zijn in plaats, tijd en zo nu en dan vorm. Waar nodig hebben examencommissies een alternatief examenplan vastgesteld. Alle aanpassingen zijn vastgelegd in een logboek en desgewenst opvraagbaar.

In totaal zijn er voor de zomer 5037 studenten gediplomeerd, waarbij zo’n 30% gebruik gemaakt heeft van de ruimte om te kunnen diplomeren zonder een of meerdere keuzedelen en een enkeling zonder rekenen. Net als het jaar ervoor hebben we als beleid gehanteerd dat op het gebied van keuzedelen ruimte gezocht kon worden, voor rekenen in principe niet. Deze regeling wordt ook komend schooljaar doorgetrokken. De stelregel is diplomeren zoals vereist, tenzij. 

Voor de studenten die wilden doorstromen naar het hbo, maar nog niet konden diplomeren voor de zomer, zijn passende afspraken gemaakt met het hbo. Er zijn in totaal 48 afrondingsadviezen afgegeven, waarvan de verwachting is dat het merendeel voor eind 2021 zal diplomeren en de overstap naar het hbo kan maken. De examencommissies houden vinger aan pols ten aanzien van de voortgang. 

We hebben het afgelopen schooljaar meegewerkt aan een themaonderzoek examinering en diplomering tijdens Covid-19, uitgevoerd door de Onderwijsnspectie onder 13 examencommissies. Centraal stond de vraag op welke wijze examencommissies in de eerste coronaperiode invulling hebben gegeven aan hun rol en verantwoordelijkheid om de kwaliteit van examinering en diplomering te borgen. Het rapport is te vinden op de website van de Onderwijsinspectie. 

Examenleveranciers hebben dit jaar fors geïnvesteerd in digitalisering van examineringsprocessen. Domeinen waren genoodzaakt om hierin mee te ontwikkelen. Digitalisering zal op termijn de veiligheid van opslag van examens en gemaakt werk, afname en beoordeling, en de efficiëntie van het totale examenproces ten goede komen. De verschillen zijn nog groot. Zo zijn bij het domein Zorg en Welzijn de voordelen al goed zichtbaar. Soms sluiten de systemen van ROC Friese Poort en die van de leveranciers onvoldoende op elkaar aan, zoals bij het automatisch overnemen van resultaten van examens afgenomen via de TOA (examenleverancier ICE). 

ROC Friese Poort breed is een pilot gedraaid met het automatisch meenemen van generieke resultaten bij interne doorstroom van niveau 2 naar 3. Hoewel de aantallen nog beperkt waren, zijn de eerste resultaten positief te noemen. De werkwijze wordt breed ingevoerd in het nieuwe schooljaar en er wordt gekeken op welke wijze deze ontwikkeling uitgebreid kan worden naar andere niveaus en wellicht ook de beroepsgerichte examens en/of keuzedelen. 

In het jaarlijks vast te stellen handboek examinering is vastgelegd dat examens in principe worden ingekocht bij erkende examenleveranciers. De procedure voor het vaststellen van examens verloopt in de meeste gevallen dan ook middels valideringsroute 1. In uitzonderlijke gevallen kan een domein met instemming van de examencommissie afwijken van deze afspraak. Voor het vaststellen van de examens zijn vaststellingsadviescommissies aangesteld die de examencommissies adviseren over de kwaliteit van de examens. Er is dit schooljaar een aangepaste werkwijze vastgesteld voor de vaststellingsadviescommissies. Enerzijds wordt er gekeken naar het ontwikkel- en vaststelproces van de examenleverancier. Anderzijds wordt gekeken naar evaluatiegegevens van examens die het afgelopen schooljaar zijn afgenomen. Op basis van deze gegevens wordt geadviseerd of examens vastgesteld kunnen worden.  Deze werkwijze wordt verder ontwikkeld naar een passende werkwijze met een juiste balans tussen kwaliteit en tijdsinvestering. 

Op basis van evaluaties van pilots van de examenorganisatie, is voor Emmeloord/Urk en voor Leeuwarden/Dokkum definitief gekozen voor een andere inrichting van de examencommissies. Emmeloord/Urk werkt met één examencommissie, die verantwoordelijk is voor de gehele vestiging. In Leeuwarden is de overstap gemaakt naar twee examencommissies in plaats van vier. Bij de samenstelling is ingezet op deskundigheid, betrokkenheid en affiniteit. Op beide vestigingen ervaart men de overstap naar minder examencommissies als zeer positief. Minder overlegmomenten en efficiënter werken blijken de kwaliteit van het werk van de examencommissies ten goede te komen. Er vinden meer inhoudelijke discussies plaats en het bevordert de onafhankelijkheid.

Digitalisering zal ook in het nieuwe schooljaar veel tijd in beslag nemen. Digitalisering is geen doel op zich, maar moet bijdragen aan de veiligheid, kwaliteit en borging en efficiëntie van examinering.

We merken dat het aantal examens voor keuzedelen aanzienlijk toeneemt. Dit maakt het steeds lastiger om goed zicht te houden op de kwaliteit en de afname. De examenraad heeft het onderwijs geadviseerd kritischer te zijn ten aanzien van de examens die ingezet worden en ROC Friese Poort breed afstemming te zoeken. Ook voor de gebruikers kan dit een positieve uitwerking hebben.

De lockdownperiodes maakten het dit schooljaar lastig om goed toezicht te houden op het afnameproces van examens. Er zijn minder steekproeven op afname en meer dossiercontroles uitgevoerd. We denken verder na over alternatieve manieren om zicht te houden op de kwaliteit van de examinering. De ontwikkeling van een digitaal examendossier kan hier een waardevolle bijdrage aan leveren. Een punt dat hier nauw bij aansluit, is de onafhankelijkheid van de (taal)assessoren. Te vaak wordt een begeleider of eigen docent ingezet als enige assessor. Ook op dit punt zal het onderwijs kritisch moeten kijken op welke wijze hieraan invulling gegeven kan worden. De examenraad denkt in deze graag mee.

Aan het eind van het schooljaar hebben we al even mogen proeven aan het nieuwe onderzoekskader van de Onderwijsinspectie. We verwachten dat de ruimte die het kader biedt een logisch vervolg is op de ruimte die in de coronaperiode gezocht is op gebied van examinering. Het komende schooljaar zal dan ook in het teken staan van door ontwikkelen en hier en daar experimenteren met nieuwe vormen van examineren. Deze ontwikkeling zal, samen met de verkenning van een eventuele samenwerking met het Friesland College, een mooie uitdaging vormen voor het komende schooljaar.

De examenraad is trots op de flexibiliteit en bereidwilligheid van de teams om, ondanks alle uitdagingen die corona met zich meebracht, onderwijs en examinering op hoog niveau plaats te laten vinden. Daarnaast zijn we trots op onze studenten die onder vaak lastige omstandigheden hun diploma hebben behaald.

Namens de examenraad

Mirjam Kuipers, voorzitter

ROC Friese Poort kent vier klachtencommissies: 

1. Klachtencommissie 
2. Commissie arbeidszaken 
3. Privacy commissie 
4. Commissie voor beroep van de examens 

Bij de klachtencommissie, commissie arbeidszaken, privacy commissie en de Commissie voor beroep van de examens  zijn in het verslagjaar 2021 geen klachten binnengekomen. 

Leeuwarden, februari 2022

mr. Douwe de Bruine, 

secretaris o.a. interne commissies ROC Friese Poort

Cybersecurity-dreigingen en -criminaliteit richten zich inmiddels ook in toenemende mate op onderwijsinstellingen. Informatiebeveiliging krijgt binnen ROC Friese Poort structureel aandacht. Nadat in 2020 reeds een aantal technische maatregelen gericht op het mitigeren van de grootste informatiebeveiligingsrisico’s zijn doorgevoerd, is deze lijn in 2021 voortgezet. Gedurende 2021 is het Informatiebeveiligingsbeleid geactualiseerd en door het CvB vastgesteld. Daarnaast zijn er aanscherpingen zowel qua beleid alsook uitvoering op het gebied van autorisatiebeheer, back up & recovery en service level management doorgevoerd.

Er is in 2021 veel werk verzet op het gebied van gegevensbescherming. In dit jaar is een planmatig vervolg gegeven op de implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het College van Bestuur heeft aandacht voor Informatiebeveiliging en Privacy. De organisatie is met een three lines of defence (3LoD) ingericht en middelen zijn beschikbaar gesteld. Beleidsmatige en uitvoerende taken op het gebied van privacy en informatiebeveiliging zijn gescheiden van de toezichthoudende taken. Hiermee is de scheiding van toezicht en uitvoering goed belegd.

Het proces rond meldingen informatiebeveiligingsincidenten en datalekken is vastgelegd. Er hebben zich in 2021 twee datalekken voorgedaan waar bij geen van de datalekken sprake was van ernstige nadelige gevolgen voor ROC Friese Poort. Datalekken zijn waar nodig binnen de verplichte 72 uur gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

In het kader van de toenemende cyberdreiging zullen er vanaf 2022 toenemende investeringen worden gedaan in maatregelen op gebied van preventie en detectie. Daarbij is niet alleen aandacht voor technische maatregelen maar ook voor het investeren in bewustwording bij het personeel en de studenten. Hierbij wordt waar mogelijk aansluiting gezocht bij initiatieven en diensten die vanuit SURF worden aangeboden.

Ook dit jaar hebben we weer meegedaan aan de landelijke Benchmark IBP-E (Informatiebeveiliging, Privacy en Examinering). Hieruit blijkt dat op tal van beveiligingsthema’s de stap is gezet naar het beoogde volwassenheidsniveau, hoewel er ook nog onderwerpen zijn (bijvoorbeeld fysieke toegangsbeveiliging of inkoopbeleid) waar nog verbeterstappen gezet moeten worden. In 2022 geven we een vervolg aan de benchmark door dit uit te breiden met een peer review door een andere  mbo-instelling.

Bij ROC Friese Poort zijn de toezichthoudende taken gescheiden van de beleidsmatige en uitvoerende taken. De uitvoering ligt bij de Security Officer (SO) die zowel informatiebeveiligingstaken als privacy taken uitvoert. In de jaarlijkse privacy benchmark is dit jaar geen vooruitgang geboekt. Om de komende jaren vooruitgang te kunnen boeken en daarmee de privacy van onze studenten en medewerkers beter te waarborgen zal een privacy officer worden aangesteld, die zich uitsluitend met privacy taken bezig houdt.

Door toenemende digitale dreiging zal er meer de focus op de informatiebeveiliging komen te liggen. Door deze toenemende druk op de security officer die de informatiebeveiliging taken uitvoert, dreigen de privacy taken in het gedrang te komen. Uitvoerende taken zoals awareness, risicoanalyses (DPIA) en het bijhouden van het verwerkingsregister zijn zaken die blijvend aandacht vragen en zijn onder meer taken die een privacy officer op zich kan nemen.

Janine de Wacht – Functionaris Gegevensbescherming

Marcel 't Hart – Manager ICT a.i.